【3/4】1日1時間で仕組み化を進める

サマリー

1. 経営者は職人、マネージャー、起業家の3つの人格をバランスよく使う必要がある。多くの中小企業経営者は職人の人格に偏りがちで、会社の発展を妨げている。
2. 会社の仕組み化には、経営者自身の人生観や価値観が深く関係する。経営者の人生の目的が会社の理念やビジョンにつながる。
3. 仕組み化を進めるには、まず「火消し」の仕組み化から始めることが重要である。現在起きている問題を仕組みの欠如として捉え直し、その解決につなげる。
4. 次のステップとして、会社の理念を実現するための中長期的な仕組みづくりに取り組む必要がある。理念なくして適切な仕組みは作れない。
5. 最終的には経営者の勇退に向けた仕組みづくりが重要となる。経営チームの構築と事業承継計画の策定が鍵となる。

経営者の人格を知る

経営者は三つの人格をバランスよく使っていかなければ会社は成長していきません。職人、マネージャー、起業家です。

職人、マネージャー、起業家

職人は目の前の仕事をこなす人格のことを指しています。例えば、売る作る届けると言った、いわゆる現場の仕事です。これをやるのが職人の仕事になります。

マネージャーは仕組みを使って仕事を前に進めるということです。会社の方針に沿って仕組みを作って仕事を進めるのがマネージャーの人格になります。

起業家は会社の未来を作る仕事です。会社のビジョン、理念、目標、方向性ですね。それを形づくるのが起業家になります。

「職人」の時間を使いすぎ

中小企業が成長していかない大きな理由は、社長が、その時間の多くを職人の人格だけで使ってしまっていることです。

もちろん会社が小さいときには人はいませんので、あらゆることを全部自分でやらないといけないわけです。従って職人の人格が多くを占めるのはしょうがないわけです。ただ、売り上げも上がってきた、お客様が増えてきた、社員も増えてきたという段階にも関わらず、このような人格の配分では方向性を見失って、人依存となってしまって会社が停滞します。

そこで、徐々に職人の時間を減らして、マネージャーを増やして起業家を増やし、全部、3分の1ずつに人格のバランスをとるというのが理想的な状態です。

そこでぜひ、今日から1日1時間、この起業家の時間をとってほしいということです。

これをやっていただくだけで、仕組み化はどんどん進んでいきます。これも実証された経験があります。

事例：「1日1時間」で会社も人生もうまく行った

例えば以前私が担当したある社長の事例を挙げてみます。彼は二つの宿泊施設を経営しており、当初はほぼ常に現場におり、忙しく働いていました。しかし、会社の未来に集中したいと考え、1日1時間の時間を取って、仕組み作りや会社の方向性に取り組み始めました。

1年経つと午前中は自由に

1年後に再び会ったとき、彼は午前中はほとんど会社に行かなくても会社が回るようになったと報告してくれました。

さらに一年後には週一出社で回るように

その後も続けて取り組み、さらに1年後には1週間のうち1日程度の出社で会社が回るようになったと話してくれました。そして、空いた時間を利用して競合他社のホテルや旅館を訪れ、学んだことを自社の改善に活かしているとのことでした。

このように、1日1時間の時間を使って仕組み化に取り組むことで、会社の運営が劇的に変わり、経営者自身も理想の生活と会社を実現することができたのです。

1日目：人生の青写真を描く

人生の目的、生きている目的は何ですか、そして日々の人生の中で大切にしてる価値観なんですか、そして計画は何ですか？

会社の仕組み化をするのになぜ社長の人生を考えるんだと思うかも知れませんが、社長の人生と会社は非常に密接に繋がっております。経営者の人生の目的が会社にとっての夢とかビジョンになりますし、社長の価値観が会社の企業文化になっていきます。私たちはコアバリューと呼んでるんですけど会社の価値観から企業文化が生まれるんですね。そして経営者の人生の計画に基づいて会社の計画を立てるということです。

例えば、社長が今、50歳だとしますね。そうすると20歳後ぐらいで引退を迎えるわけです。そのときに向けてどういうような会社にしていきたいかを考えないといけないということになります。20年後に引退するんであれば、承継の計画を立てましょう、という話になってきます。

この会社の計画を実現するために、会社の仕組みを作るというようなことになるわけです。したがいまして出発点は、経営者の人生の目的になってくるわけです。これを決めないとどういう仕組みを作ればいいかが決まらないのです。

秦の始皇帝が作った国は何故短命で終わったか？

仕組み化するために、ルール作り、マニュアル作りすればいいんでしょう。そこに自分の人生観とかも関係ないでしょ、と考える方もいらっしゃるかもしれません。しかし、そうではないのです。

秦の始皇帝は、漫画『キングダム』で良く知られるようになりました。彼は中国大陸にある国を初めて統一し、初代の皇帝になりました。秦の始皇帝は、国を統一した後、法律による統治を目指しました。それまでは国を作る際には、国王の個人的な人格や人徳、儒教的な考え方が重視されていました。しかし、この方法だと国がその人に依存してしまうことが問題でした。

法治主義は、社長に依存しない会社の運営方法に近い考え方です。これは理にかなった考え方のようにも思えますが、実際には秦の国はどうなったかというと、法治主義を導入した結果、わずか15年で崩壊してしまったのです。わずか3代で国が崩壊しました。秦の始皇帝が後継者に恵まれず、2代目の皇帝は未熟で、3代目の皇帝になってすぐに国は崩壊しました。

法治主義（仕組み主義）が失敗した理由

この崩壊の理由は、秦の始皇帝が制定した法律が非常に厳格だったことが挙げられます。処罰も厳しく、平民からの反発が高まり、ついには百姓一揆が起こりました。これは人類史上初めての百姓一揆と言われています。結果として、秦は項羽と劉邦の時代になり、短期間で滅亡しました。

要するに、法治主義自体は悪い考え方ではありませんが、問題は法律を制定する人物にあります。その人物の人格や人徳によって作られる法律が決まるのです。法を作る人物の質が低ければ、法律や会社の仕組みも崩れてしまい、社員の反発や辞職、仕組みの形骸化などが起こる可能性があります。

良い人格から良い仕組みが生まれる

秦の始皇帝の失敗から学ぶことは、良い仕組みを作るためには良い人格が欠かせないということです。リーダーが社員と顧客のために考えた仕組みを作ると、みんながそれに納得し、その仕組みに従って協力することができます。それが、良い会社を築くための鍵なのです。この前提には、トップの人徳や人格が不可欠です。日本ではよく、「会社は社長の器以上には大きくならない」と言われることがありますが、これが根本的な原因なのです。

社長の人格によって作られる法律や仕組みが、会社の社員を制御し、その結果として会社の成果や状態が決まります。秦の始皇帝はこの考え方を持っておらず、法律だけで縛ればいいと考えてしまいました。その結果、彼は法治主義を推進するために焚書坑儒（書物を焼き、儒学者を殺戮する行為）を行いましたが、これは失敗に終わりました。彼の行動によって、良い結果は得られず、国は崩壊に向かいました。

良い人格はどこから生まれるか？

良い仕組みがあれば、良い会社が生まれ、良い社会が築かれます。そして、良い仕組みを作るためには良い人格が不可欠です。良い人格を持ったリーダーが、仕組みを作ることで良い結果が生まれるのです。良い人格は、高い志から生まれてきます。リーダーが実現したい目標や問題解決の志があると、謙虚になります。この志を達成するためには、人の意見を聞いたり、勉強したりする謙虚さが必要です。そして、そのような謙虚さがあると、人格が磨かれていき、良い仕組みが生まれるという因果関係になります。

人生の目的が言い変えると志です。経営者が志を立てて人生を設計する。それで初めて人格が高まっていき、よい仕組みができていくということになってくるわけです。仕組みさえ作れば、人格は関係ないんだと言うような人もいるんですけども、全くそれは間違いであるということを歴史が証明しているということですね。

毎日1時間、自分の人生で成し遂げたいことや大切にしていること、自分の価値観を考えてみると良いでしょう。さらに、期限付きの目標も立ててみると良いでしょう

2日目:会社の理念体系を明確にする

人生に対する考えを会社の理念や方針に反映させていくことが次のステップです。会社の理念を明確にすることで、自分の人生観と照らし合わせることができます。

現状と理念をつなげるのが仕組み

仕組みとは、会社の理念と現状のギャップを埋めるものです。つまり、会社の理念が明確でなければ、必要な仕組みが何かわからないのです。理念を定める際には、存在目的（ミッション）、長期的なビジョン、そして価値観（コアバリュー）が基本となります。特に、創業理念は古くから続く会社では重要です。

社員の創造性を生かすには？

Airbnbの共同創業者であるBrian Cheskyは、次のように述べています。

「文化が強ければ強いほど、会社が必要とする企業内のプロセスは少なくなるとすると人々は独立し、自律的になると、彼らは起業家になれる」

ここでの「人々が独立する」とは、会社を辞めるという意味ではなく、会社内で自主的に行動し、起業家的な精神を持つことを指しています。

文化が強固なら仕組み化はラクになる

この言葉の意味するところは、会社の文化が強固であればあるほど、会社が必要とするプロセスや手続き、つまり会社の仕組みが少なくて済むということです。しかし、この文化を作るためには、まずは理念が明確でなければなりません。会社の価値観がベースになって会社の文化が形成されます。つまり、明確な理念があれば、会社が必要とするプロセスや仕組み化がスムーズになります。逆に言えば、理念が明確でない会社は、すべてをルールや規則で縛らなければならず、大変なことになります。

理念と仕組みは天秤の両端にあります。理念が弱い会社ほど仕組み作りが難しく、理念が強い会社ほど仕組み作りがスムーズになるということです。ですので、会社を運営する際には、まずは明確な理念を持ち、その理念を基にして仕組み化を進めることが重要です。

理念と仕組みの関係

理念と仕組みについてマトリックスで整理してみました。

官僚主義

仕組み化レベルが高くても理念共有が低い会社は官僚主義に陥ります。つまり、手続きや官僚主義が強調される会社です。これは良くありません。

無法地帯

一方で、仕組み化も理念も弱い会社は無法地帯となります。

精神論

さらに、理念が強いが仕組み化レベルが弱い会社は、精神論に終始しやすくなります。私が以前勤めていた会社も、このパターンで、理念はあるのに仕組みがないため、精神的に疲れる状況でした。これも望ましくありません。

強くて良い会社

では、目指すべきはどこかというと、理念が共有され、かつ仕組みが強い会社です。これが強く、かつ仕組みが整っている会社の姿です

3日目：仕組みの現状分析

今回は簡易版の診断を提供しています。動画の下からダウンロードできます。10項目で構成されていますが、それぞれ10点満点なので、合計で100点満点です。これを行うことで、会社の仕組み化度合いがざっくりと分かります。100点満点ならば非常に仕組み化されています。ぜひ試してみてください。10項目なので1時間以内で可能です。結果を見て、現状の課題や改善点が明確になるはずです。そこから仕組み化に取り組む気持ちになれると思いますので、まずはこの診断に基づいて会社の現状分析を行ってみてください。

4日目：火消しの仕組み化

仕組み化を進める際に、どこから手をつけるかは重要ですし、多くの方が悩む部分です。そのための一つの方法として、まずは火消しの仕組み化を行うことがお勧めです。火消しとは、いわば現在起きている問題やトラブルを解決することです。これを先に行わないと、他のことに取り組む余裕が生まれません。例えば、顧客サービスの品質が一定でない、クレームが多い、ミスが多い、離職率が高いなどの課題があります。さらに、特定の人物に業務が集中し、残業が増えている、効率が低いなども該当します。こうした業務において、不満や問題があることは多いと思いますが、こうした問題に取り組むことから始めるのです。

不満を仕組みに変える

具体的な手法としては、不満を仕組みに変えるということです。先ほど挙げたような「火の噴いている」ところ、つまり社長やリーダーが日々イライラしている箇所があります。これを仕組みに変えることで、不満を解消し、改善につなげるのです。具体的な方法は、次のフォーマットを使うことです。不満の原因を特定し、それが仕組みの不在によるものであると捉えます。

例えば、クレームが多い場合、そのクレームの原因はどのような仕組みの不在によって起こっているのか、と考えてみてください。社員教育が不十分である、適切でない人材を雇ってしまった、商品の品質管理が悪いなど、様々な原因が考えられます。各企業によって異なるため、このフォーマットに沿って考えてみることが重要です。この考え方をすることで、問題を仕組みの不在と捉え、その仕組みを構築することで問題解決につながるのです。そして、この仕組みが整えば、クレームが減少し、品質が向上するなどの効果が期待できます。

このフォーマットはさらに詳しく展開することができますが、今回は体験ということで、不満の原因を仕組みの問題として捉え、考えてみる習慣を身につけていただきたいと思います。この考え方を続けることで、確実に仕組み化が進みますので、ぜひ起業家の時間にこれを試してみてください。これによって、不満を解消し、必要な仕組みを構築するスキルが身につくでしょう。

5日目：理念実現のための仕組み化

火を消すための仕組みを整えると、経済的にも精神的にも時間的にも余裕が生まれます。その余裕ができることで、会社の理念を実現するためにどんな仕組みが必要か、より長期的かつ中長期的に考えることができるようになります。ですので、5日目ではこのテーマについて考えていただきたいと思います。

自問すべき質問

具体的な質問としては、例えば次のようなことです。

• 今後3ヶ月から6ヶ月の間に必要な仕組みは何か
• 社員のエンゲージメントや関与度を高めるためには何が必要か
• 競合他社に負けない商品を開発するためにはどうすれば良いか

日本の企業では、社員のエンゲージメントが低いと言われています。中小企業でも、世界的に見て低い水準にあります。この改善にはどのような取り組みが必要か、また将来的に必要な仕組みは何か、ぜひ考えてみてください。

6日目：勇退に向けた仕組みづくり

5日目で考えた仕組みが整えられると、会社の勇退や事業承継がスムーズに進むようになります。事業承継は、しっかりとした仕組みがあると非常に効果的に行うことができます。逆に、人に依存した会社では後継者の資質によって会社の運営が左右されることもあります。しかし、仕組みに依存した会社は、経営者が使う仕組みを整えておくことで、事業承継をスムーズに行えるようになります。

バトンタッチのプロセスが大事

この仕組みづくりは、経営者が使う仕組みや再現可能な経営のための仕組みを整えることが重要です。後継者を選ぶことも大切ですが、同じくらい重要なのは、どのようにしてその後継社長にバトンを渡していくか、そのプロセスです。この経営の仕組みとバトンタッチの仕組みがあることで、勇退がスムーズになることができます。経営者が使う仕組みとバトンタッチの流れを整えることが、後継者問題を解決する鍵となります。

経営チームを作る

多くの場合、社長1人が経営に関わっているかと思いますが、経営チームを編成し、経営業務をチームで分担することで、社長が勇退する準備がしやすくなります。チームメンバーがお互いにサポートしあえば、1人が退任しても他のメンバーがカバーすることができるため、勇退のプロセスがスムーズに進むでしょう。

承継計画を作る

あなたの年齢や、いつ社長交代を考えるかは個々に異なりますが、10年程度のスパンで考え始めることが良いでしょう。今回のサンプル計画では、10年後にどれだけの売上を目指すか、株式の持ち株比率をどうするか、現在の社長や後継者候補の年齢などを入れる項目があります。

この計画書はサンプルになりますが、皆さんそれぞれ独自のフォーマットで考えてみてください。